AUDITORIA EM CONDOMÍNIO
Procurar saber quando há tipo de erros ou irregularidades na documentação da gestão administrativa do condomínio é um dever que cada condômino possui, tal como o de examinar a movimentação de sua conta corrente, pessoal, através dos extratos bancários. Essa é uma providência justa e não pode melindrar o síndico, pois este é quem movimenta o dinheiro arrecadado mensalmente. O condômino gosta de saber e precisa ver aonde vai o seu dinheiro. Não é suficiente para si a relação mensal das receitas e despesas que o síndico tem por costume apresentar junto com o boleto de cobrança. Ademais, se é possível errarmos em nossas contas e depois as ajustarmos, essa é a mesma prática que deve ser adotada periodicamente no condomínio. Entretanto, há situações que não estão ao alcance dos condôminos para conferir a administração condominial. Há condômino sem noção administrativa, contábil, financeira e fiscal; sem tempo de examinar documentos em assembléia de prestação de contas, em regra realizada apressadamente ou tumultuada, etc.. Se o próprio condômino não pode examinar as contas do síndico, a qualquer tempo, e se não for possível instituir uma comissão interna para o respectivo exame, o que fazer então? O condômino ou o síndico podem pedir uma assembléia geral para contratar uma auditoria externa. O que é isso, literalmente? Vejamos: Auditoria: Exame de operações financeiras ou registros contábeis, visando determinar sua correção ou legalidade. (Mini Aurélio, Editora Nova Fronteira-2001). Em outras palavras, o exame da documentação financeira, contábil e fiscal tem a finalidade de apontar as irregularidades administrativas, os erros (normais ou propositais) de recebimentos ou de pagamentos, dos cálculos tributários e das contribuições previdenciárias. Os trabalhos vão se estender até na recomendação das providências para ajuste nas contas e nos documentos e, claro, na final constatação de erro no orçamento anual ou sobra ou desvio de verba do condomínio. Do que resultar a apuração, os condôminos poderão julgar as contas com maior segurança, deliberando a aprovação das mesmas ou providências corretivas. É importante destacar que a auditoria por profissionais habilitados, na apuração dos erros ou irregularidades das contas da gestão, evitará novos erros, parcialidade ou protecionismo a quem deveria prestá-las corretamente. Por outro lado, temos a segurança de dizer que o exame das contas não fica só após o final de cada exercício financeiro. É que o inciso VIII, do art. 1348, do novo C. Civil, obriga ao síndico a prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas. Este dispositivo (inciso VIII) ampliou a obrigação de prestação de contas para qualquer época(quando exigidas). Como o condômino está obrigado a pagar as cotas das despesas mensais do condomínio, é somente ele que pode exigir a prestação ou a auditoria por uma comissão interna ou por uma equipe profissional externa, mediante aprovação em assembléia geral.
Na edição anterior escrevemos que o inciso VIII, do art. 1348, do novo C. Civil, ampliou a obrigação de prestação de contas para qualquer época (quando exigidas) e que a nossa conclusão acabou sendo “somente o condômino pode exigir a prestação de contas ou a auditoria por uma comissão interna ou por uma equipe profissional externa, mediante aprovação em assembléia geral”. Vamos esclarecer: a auditoria por uma comissão interna pode ser feitaindependentemente de aprovação em assembléia geral. Basta o síndico franquear a documentação, sem apresentar resistências ao(s) condômino(s) interessado(s) nos exames. É claro que só haverá necessidade de assembléia geral para obrigar o síndico, se for o caso, a disponibilizar a documentação à comissão interna ou para deliberar a contratação de profissionais da auditoria externa.
Dando seqüência ao tema em exposição, quando estava em vigor a alínea “f”, do § 1º, do art. 22, da Lei nº 4.591/64, o síndico só ficava obrigado a prestar contas na assembléia anual, caso não houvesse outra forma disposta na convenção de condomínio. Isso prejudicava muito ocondômino, pois tinha que deixar a assembléia prolongada, anual, noturna, e se deitar, descansando-se para o trabalho no dia seguinte. Atualmente, como foi demonstrada, na edição anterior, a verificação das contas pode ser a qualquer tempo, em virtude de a locução “e quando exigidas” ter sido incluída no inciso VIII, do art. 1348, do novo C. Civil, ampliando os casos de verificação das contas condominiais. Mas a auditoria interna ou externa não é apenas para verificações financeiras ou contábeis. A auditoria pode ter como propósito, também, a constatação de bens patrimoniais no condomínio. Por exemplo: o síndico recolheu o dinheiro para comprar um sistema novo de telefonia, com aprovação em assembléia; pagou o preço orçado e constante na nota fiscal e recibo. Após algum tempo, houve uma suspeita de que a central telefônica foi apenas reformada. A auditoria vai levantar o orçamento, a ata da assembléia geral, o pagamento, a nota fiscal e recibo. O auditor ou condômino vai à empresa fabricante, ou vendedora, pede o catálogo de informação. Em seguida, constata que o equipamento descrito no orçamento, no catálogo (com foto) e na nota fiscal não confere com a numeração, modelo, imagem e outras características da central telefônica que está no condomínio. Por fim, a auditoria verá se o equipamento foi entregue no condomínio ou não. Do que resultar, emitirá um laudo e o passará para a assembléia geral decidir o que fazer com o responsável pela compra, recebimento e guarda do equipamento.
Recebi diversas perguntas sobre os artigos anteriores, neste tema. A mais repetida foi: “O que fazer se o(a) síndico(a) se recusa a mostrar os documentos do condomínio?”.
Os condôminos devem sempre ler a Convenção de Condomínio, inteira, pois é lá que, inicialmente, tirarão suas dúvidas. Quanto à questão acima, os leitores devem ler a parte “Competência ou Atribuições” do Síndico e verificar o que a convenção o obriga a fazer. Por exemplo, “Prestar informações solicitadas ou exibir a documentação aos condôminos”. Daí, o interessado deve fazer um pedido escrito ao Síndico, especificando o que pretende ser informado ou quais os documentos pretende que lhe sejam exibidos. Poderá pedir os documentos relativos ao período de (mês tal/ano) até (mês tal/ano). É claro que, ainda sobre os anos anteriores àsúltimas contas aprovadas, cabe uma auditoria, pois, podem ser apurados erros ou desvios nas partes financeiras (falta de pagamento; pagamento a maior; pagamento em duplicidade; pagamento indevido; pagamento de obra sem assembléia geral; pagamentos de serviços imediatos além do limite autorizado pela convenção; falta de demonstração, no balancete mensal, dos recebimentos das cotas atrasadas (com ou sem multa) e/ou das rendas obtidas com aluguel do salão de festa, churrasqueira, etc.). Havendo desvio de dinheiro, não descoberto antes, mas somente agora, o valor deve ser reposto pelo responsável e não pelos condôminos (reforço de caixa). Então, o que fazer se o Síndico se recusa a mostrar os documentos? Ora, na falta do cumprimento de uma obrigação como essa, presume-se que o Síndico esteja escondendo qualquer irregularidade. Pois, o condômino pode fazer um pedido ao Juiz para obrigar ao Síndico a cumprir o seu dever ou, então, destituir o Síndico. Há, ainda, a alternativa de captar assinaturas de ¼ (um quarto) dos condôminos (inadimplentes ou não) de todo o condomínio e convocar diretamente uma assembléia para destituir o síndico por essa simples irregularidade, conforme permite o artigo 1349, do Código Civil. No edital de convocação, deve(m) ser apontada(s) a(s) irregularidade(s), tais como: “Não prestação de informações solicitadas pelo(a) Sr.(a.)”; “Não exibição do documento tal, solicitado pelo(a) Sr.(a.)” e dar o direito de defesa ao Síndico. Definitivamente, não se pode negar pedidos desses tipos ao condômino. Se for um pedidoimpossível de atender, deve o Síndico se reunir com o Subsíndico e Conselheiros, passar-lhes a questão para deliberação em conjunto, com transcrição em ata, e enviar ao condômino interessado a cópia da ata e dar a resposta cabível.
Encerrando os comentários desse tema, não podemos esquecer que também o CONDÔMINO (co-proprietário) tem sua parcela de culpa quando o condomínio atinge o caos, financeiro ou administrativo. A Culpa, no sentido jurídico, tem três causas isoladas: por imprudência, porimperícia ou por negligência. A parcela de culpa do condômino, de maior incidência é pornegligência, que tem origem na indiferença ou descuido do condômino na prevenção ou combate às irregularidades na administração condominial. Mas como se forma essa culpa? Vejamos: pela ausência injustificada em assembléia geral; pela falta de exame na relação mensal de despesas; pela falta de contato com os conselheiros; pelo desinteresse nas informações do síndico; pela omissão em propor melhorias no condomínio ou de reclamar melhor atuação do corpo diretivo; por não examinar as contas finais, antes ou durante a assembléia geral, entre outros. Esse conjunto de péssima atitude do condômino sempre abre as portas para o administrador mal intencionado aproveitar o momento de praticar os atos danosos contra o patrimônio global. Em alguns condomínios, a situação caótica também pode se instalar quando há um síndico honesto, mas prepotente e desorganizado e os conselheiros não exercem suas atribuições. Afinal, a somatória dessas negligências, erros ou irregularidades é que vai jogar o condomínio no caos. Não basta ao condômino achar que só com a remessa da relação de despesas mensais a administração condominial está agindo corretamente e que vai muito bem. Não é bem assim. Essa relação de despesas não desperta a atenção para o fato de que serviços, obras ou grandes compras já foram compromissadas SEM AUTORIZAÇÃO EM ASSEMBLÉIA. Também não ajuda a encontrar os pagamentos em duplicidade; desvios de verbas; falta de cobrança dos inadimplentes e das multas aos infratores, nem o detalhamento da conservação e manutenção obrigatórias na edificação. Pois, se o próprio condômino não zela pelo direito de conhecer antecipadamente os problemas no condomínio, em assembléia ou fora dela, não adiantará muito, no futuro, alegar que ficou surpreendido com desvios de verbas e outras irregularidades na gestão caótica. O condômino, dentro desse perfil, ainda não percebe que mais tarde PAGARÁ OS SERVIÇOS DE AUDITORIA NAS CONTAS DO CONDOMÍNIO, de que precisará para encontrar e corrigir os erros de gestão. Há muitos casos em que SÓ A
Fonte: http://www.robersonvalle.com
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